O que é o método Kaizen e como aplicar no seu negócio

Existem inúmeras metodologias e filosofias de negócio aplicadas nas empresas, mas uma das mais notáveis e antigas é o método Kaizen.

Neste artigo, iremos explorar este método, desde a sua definição e origem à sua aplicabilidade para as empresas, particularmente no que toca à contabilidade.

O que é o método Kaizen?

O Kaizen surge no Japão na sequência do final da Segunda Guerra Mundial, quando os Estados Unidos enviaram especialistas para revitalizar a indústria japonesa devido aos impactos da guerra nesse país. Desta iniciativa criaram-se os chamados círculos de controlo de qualidade, grupos de funcionários dedicados a melhorar os processos internos de produção, que eventualmente levaram à criação do Kaizen.

"Kaizen”, termo japonês para "mudança para melhor”, é uma metodologia focada na melhoria contínua, em que todos os intervenientes de um determinado processo participam na melhoria do mesmo, por exemplo, identificando e corrigindo imediatamente problemas no sistema produtivo. Dessa forma, não é uma iniciativa unicamente da gestão da empresa, mas sim algo que todos os colaboradores praticam.

De forma geral, o método Kaizen aplica-se da seguinte forma:

1. Uma certa operação ou atividade é estandardizada, de forma a que seja facilmente replicada em passos concretos;
2. Essa operação/atividade é medida na sua execução para avaliar o seu desempenho e identificar oportunidades de melhorias;
3. Os dados recolhidos são comparados com os requisitos pretendidos;
4. Melhorias e inovações são aplicadas para cumprir os requisitos e aumentar a produtividade;
5. As melhorias e inovações são estandardizadas numa nova operação;
6. O processo é repetido continuamente.

Benefícios do Kaizen

O Kaizen traz inúmeros benefícios às empresas e aos seus colaboradores, entre os quais:

• Redução dos custos operacionais;
• Diminuição do desperdício de recursos e de tempo;
• Aumento da motivação e envolvimento dos colaboradores;
• Simplificação e automação de processos que não requerem tanta intervenção humana;
• Identificação de erros e falhas nos processos para remediação rápida;
• Aumento da produtividade da empresa e do colaborador.

Dificuldades do Kaizen

Apesar das suas vantagens, o Kaizen traz também algumas dificuldades inerentes à sua implementação, nomeadamente:

• Requer uma forte mudança de mentalidade tanto da gestão como dos colaboradores, a qual pode encontrar bastante resistência;
• Exige uma maior autonomia de todos os colaboradores, que pode ser resistida por micromanagement por parte da gestão e/ou por falta de vontade de autonomia por parte do colaborador;
• Necessita de uma abertura em todas as frentes para rever processos e fazer alterações;
• Requer agilidade operacional para implementar rapidamente as correções e melhorias necessárias;
• Exige um compromisso contínuo e inabalável na metodologia para ter efeito drástico a longo prazo.

Como aplicar o método Kaizen na contabilidade?

Tal como as outras áreas funcionais de uma empresa, a contabilidade é composta por uma série de processos passíveis de serem melhorados, pelo que o método Kaizen pode, também, ser aqui aplicado para aumentar a produtividade.

Para começar, o Kaizen está concebido para ser aplicado como um grupo, não individualmente; como tal, para aplicar esta metodologia na contabilidade, a contabilidade não pode ser vista como atos isolados feitos individualmente, mas como um processo colaborativo em que vários participantes trabalham em conjunto.

De seguida, é necessário estandardizar processos internos de forma a que possam ser acompanhados, analisados e melhorados. Mais uma vez, isto envolve toda a equipa responsável pela contabilidade a trabalhar em conjunto de forma mensurável, com indicadores de desempenho que permitam não só perceber o estado atual dos processos, como também definir objetivos a atingir.

É essencial que prepare os seus colaboradores no método Kaizen para que intervenham ativamente na melhoria dos processos, identificando oportunidades para diminuir o desperdício (de tempo ou de dinheiro) e aumentar a produtividade, através da simplificação de processos, inovação e implementação de novas tecnologias, entre outros. Lembre-se que a metodologia Kaizen não vem de cima; vem diretamente das sugestões dos seus colaboradores que trabalham diariamente com os processos em questão.

A título de um exemplo comum de uma melhoria Kaizen que a maioria das empresas pode aplicar na sua contabilidade, se ainda recorre à faturação em papel, pode reduzir drasticamente os custos e simplificar muitos processos através da faturação eletrónica.

Método Kaizen para escritórios de contabilidade

Para escritórios de contabilidade, o método Kaizen é aplicável também a muitas das funções dirigidas ao cliente. Ao medir os processos, será possível identificar oportunidades de melhoria e de redução de custos; por exemplo, reduzir os custos de impressão e de envio ao substituir documentos em papel por versões digitais, ou reduzir o tempo gasto em reuniões através de uma plataforma de contabilidade colaborativa.

A melhoria contínua dos processos de contabilidade é possível 

Todas as empresas procuram melhorar os seus processos e aumentar a sua produtividade. Felizmente, existe uma ferramenta que não só ajuda indiretamente na implementação da metodologia Kaizen, mas também corrige ela própria muitos dos problemas inerentes à gestão e à contabilidade nas organização.

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