Os passos essenciais para um fecho de contas eficiente

No final do exercício económico, é necessário verificar se todos os movimentos contabilísticos foram, por um lado, efetuados de forma correta e, por outro, se correspondem à realidade da empresa. Essa verificação final consiste no fecho de contas, um passo fundamental também para obter dados corretos para a realização de demonstrações financeiras e a prestação de contas que deve ser feito com responsabilidade e correção.

O que é o fecho de contas

O fecho de contas, ou encerramento de contas, é o meio através do qual todos os registos contabilísticos das empresas são verificados e as contas relevantes saldadas e os seus saldos movimentados para as contas que darão origem ao apuramento de resultados e às demonstrações financeiras.

O fecho de contas é a base da prestação de contas anual da empresa não só aos seus sócios e acionistas, como também ao Estado, servindo de base à entrega da declaração de rendimentos Modelo 22 para apuramento do IRC e da IES/DA (Informação Empresarial Simplificada) para depósito e publicação das mesmas no registo comercial.

Apesar de o fecho final das contas ser efetuado uma vez por ano, muitos movimentos que fazem parte do mesmo devem ser efetuados ao longo do ano, reduzindo a morosidade do processo.

Documentos a ter em conta aquando do fecho de contas

O fecho de contas, como referido, é necessário, entre o cumprimento de outras obrigações, à prestação de contas, da qual, para a generalidade das empresas, fazem parte documentos como:

• Balanço;
• Demonstração dos resultados por naturezas;
• Demonstração das alterações no capital próprio;
• Demonstração dos fluxos de caixa;
• Demonstração dos resultados por funções (facultativa);
• Anexo.

Passos para realização do fecho de contas

Cada empresa é diferente e, portanto, os processos e passos tomados para a efetuação do fecho de contas devem ser adaptados à realidade e dimensão de cada uma. Ainda assim, há determinados passos que se adaptam à generalidade das organizações, que enumeramos de seguida.

1. Verificação de inventários

Uma das rubricas incluídas nas demonstrações financeiras são os inventários, seja para apuramento de ativos existentes em armazém, seja para, no sistema de inventário intermitente, o apuramento do custo das mercadorias vendidas e matérias consumidas (CMVMC), diretamente relacionado com o apuramento de lucros.

Por isso, é necessária a contagem física de todas as mercadorias, matérias-primas, produtos acabados e intermédios existentes e o seu cruzamento com os valores registados na contabilidade, que devem coincidir.

2. Conferência de ativos

Aquando do fecho de contas de cada período, deve ser verificado se todas as aquisições e alienações de ativos estão devidamente registadas na contabilidade. Do mesmo modo, deve confirmar-se se estes se encontram devidamente incluídos nos mapas de depreciações e amortizações, bem como registadas as respetivas depreciações ou amortizações, que devem passar também para as demonstrações financeiras.

3. Reconciliações bancárias

No campo dos ativos e passivos da entidade encontram-se as contas de bancos e caixa, cujo valor contabilístico deve coincidir com o valor realmente registado nos extratos. Para essa verificação e acerto das diferenças existentes, bem como a justificação dos valores que estiverem em discrepância (por exemplo, podem existir valores recebidos através de cheque registados na contabilidade, mas ainda não contabilizados no extrato bancário), são feitas as reconciliações bancárias.

Estas devem ser realizadas por cada conta bancária existente, incluindo contas poupança, de cartões de crédito, empréstimos e afins. Quanto ao saldo das contas de caixa, deve ser efetuada a contagem física do dinheiro e cheques existentes e acertar de acordo.

4. Conferência de saldos de clientes e fornecedores

Os movimentos de contas correntes de clientes e fornecedores devem ser espelhados com exatidão na contabilidade, incluindo faturas e notas de crédito e de débito emitidas e recebidas e os respetivos valores associados. É também importante verificar a antiguidade dos valores em dívida para verificar se existem imparidades a apurar.

Uma boa prática relativamente aos fornecedores é solicitar extratos de contas correntes do lado deles e compará-los com os registos internos para garantir que não há documentos perdidos.

5. Verificação de contas de pessoal

Da mesma forma que acontece com clientes e fornecedores, as contas do pessoal na contabilidade devem ser verificadas ao nível dos processamentos salariais efetuados e dos pagamentos associados. É importante não deixar de lado as contribuições para os fundos de compensação do trabalho e garantir que estejam lançados nas contas corretas.

6. Conferência da conta do Estado e Outros Entes Públicos

Um passo de extrema importância é a verificação de todos os apuramentos e respetivos pagamentos nas datas corretas de todas as rubricas de impostos, incluindo o IVA, o IRC, o IUC, as retenções na fonte que a empresa teve de fazer a funcionários e fornecedores, o IMI, a Taxa Social Única e outros.

7. Verificação das contas de acréscimos e diferimentos

As contas de acréscimos e diferimentos são movimentadas segundo o princípio de que os registos contabilísticos têm de ser efetuados no período a que correspondem, independentemente de o movimento financeiro ter acontecido noutro período.

No fecho de contas, deve verificar-se se todos os movimentos registados nesse período que transitam para o ano seguinte (sejam ganhos ou gastos) estão registados corretamente, bem como os que transitaram do ano anterior.

8. Especialização do exercício relativamente a férias e subsídios de férias

As férias e os subsídios de férias são direitos adquiridos pelos colaboradores com referência ao trabalho prestado no exercício anterior ao do seu gozo, pelo que o gasto associado deve ser imputado ao exercício de prestação do trabalho. Por isso, e relacionado com o ponto anterior, devem ser registados os valores que se prevê pagar no exercício seguinte, referentes ao próprio exercício, e respetivos encargos.

9. Conferência dos gastos com viaturas

Além dos gastos com reparações e combustíveis, as viaturas são também sujeitas a impostos (o IUC) e a inspeções periódicas obrigatórias, no mínimo. Por isso, deve verificar-se, para cada viatura, a existência e registo de todas as despesas nas contas certas, tendo em atenção a sua tipologia, que pode dar ou não origem a impostos acrescidos.

10. Cruzamento dos dados contabilísticos com os do Portal das Finanças

Todos os movimentos relativos a apuramentos e pagamentos de impostos registados no Portal das Finanças e na Segurança Social Direta devem ser cruzados com os das respetivas contas na contabilidade, bem como devem ser verificados os registos de imóveis e de viaturas. Além disso, os dados das contas de vendas devem ser cruzados com os registados no e-Fatura.

O passo certo para um fecho de contas sem contratempos

Se o fecho de contas lhe pareceu um processo bastante complexo, é porque efetivamente o é – e um daqueles em que os erros podem sair muito dispendiosos. Por isso, é importante que, durante o exercício, sejam adotados métodos e ferramentas para evitar os erros e reduzir a morosidade do processo.

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