Certidão Permanente: como pedir e consultar?

Quando procede à criação de uma entidade sujeita a registo comercial, como uma empresa, é-lhe atribuído um documento que comprova a existência desse registo, a certidão de registo comercial. Este é o documento que não só comprova a existência da entidade, como inclui todos os processos de registo subsequentes.

Tradicionalmente em papel e obtida em conservatória, hoje em dia, o acesso a esta informação é muito mais fácil com a certidão permanente de registo comercial.

O que é a certidão permanente de registo comercial?

A certidão permanente de registo comercial, frequentemente chamada apenas "certidão permanente”, é um documento digital que permite aceder aos registos e documentos de qualquer entidade sujeita a registo comercial, sejam empresas, sociedades, cooperativas, empresas públicas ou outras.

Podendo facilmente ser solicitada e consultada por via online, a certidão permanente substitui a certidão de registo comercial tradicional em papel – embora continue a poder optar por esta, se desejar. Por ser em formato digital, tem, em relação à tradicional, a vantagem de proporcionar a informação sempre atualizada, contendo todas as alterações efetuadas.

Ao solicitar uma certidão permanente, em vez de um papel, o que receberá será um código numérico de 12 dígitos no formato XXXX-XXXX-XXXX. A apresentação deste código substitui a entrega da certidão em papel para todos os efeitos necessários.

Tipos de certidão permanente

A certidão permanente pode ser pedida em três modalidades:

• certidão de registo, em que são disponibilizados os registos da entidade efetuados e os pedidos de registo ainda pendentes;
• certidão de registo e documentos, em que, além dos registos, são disponibilizados os documentos que serviram de base aos registos, exceto os documentos de prestação de contas;
• certidão do pacto social/estatutos atualizados, em que, como a designação indica, são disponibilizados o último pacto social ou os estatutos atualizados.

Quem pode pedir?

Uma certidão permanente de registo comercial pode ser pedida por qualquer pessoa ou entidade, relativa a qualquer entidade registada. Este pedido pode ser efetuado em qualquer altura, ficando o seu código disponível após a confirmação do respetivo pagamento.

Como pedir uma certidão permanente passo-a-passo

A certidão permanente é solicitada por via online, no portal ePortugal, mais concretamente através da página Empresa Online, na área de pedido de certidão permanente. Nesta página pode tanto subscrever uma nova certidão, como proceder à renovação de uma existente.

Para pedir uma certidão permanente nova, basta seguir os seguintes passos:

1. Preencher os dados do requerente, nomeadamente o seu nome e o NIF ou NIPC, que irão constar no comprovativo do pagamento do serviço, o seu e-mail e o seu número de telemóvel, onde receberá comunicações sobre o estado do pedido;
2. Clicar em "Adicionar subscrição”;
3. Identificar a entidade sobre a qual pretende obter a certidão permanente, preenchendo o seu NIPC e clicando em "Validar entidade”. Se não souber o NIPC, pode efetuar uma pesquisa por nome de entidade;
4. Escolher o tipo de certidão que pretende subscrever;
5. Escolher o prazo de subscrição pretendido, de 1 a 4 anos, e o idioma (português ou inglês) e clicar em "Continuar”;
6. Verificar se os dados apresentados estão todos corretos;
7. Pode adicionar novas subscrições ou renovações, se pretender, assim como editar algo que necessite; caso contrário, clicar em "Continuar”;
8. Introduzir os dados para emissão do recibo, escolher o método de pagamento entre Multibanco ou cartão Visa/Mastercard e clicar em "Continuar”;
9. Será gerado e enviado por email o código da certidão, que ficará disponível depois de boa cobrança. Quando estiver disponível, receberá uma notificação nos meios de contacto que tiver indicado.

Para pedir a renovação de uma certidão permanente que esteja para expirar dentro de dois meses, deve seguir passos semelhantes, excetuando que, a seguir a preencher os dados do requerente, deve clicar em "Adicionar renovação” e, de seguida, introduzir o código da certidão a renovar e clicar em "Validar Código da Certidão”.

Como consultar uma certidão permanente?

Depois de emitida, uma certidão pode ser consultada online, de forma gratuita, por qualquer pessoa que tenha um código válido (não expirado). Esta consulta também é efetuada no portal ePortugal, na área da Empresa Online, através da página de acesso à certidão permanente.

Deste modo, sempre que lhe solicitem a apresentação da certidão comercial, seja para comprovar a existência da pessoa coletiva ou para comprovar a sua identidade, basta apresentar o referido código de 12 dígitos e o destinatário poderá facilmente introduzi-lo nessa página para consultar a certidão permanente.

Quanto custa pedir uma certidão?

Apesar de ser de consulta gratuita, a subscrição de uma certidão permanente, à semelhança do pedido da certidão comercial tradicional, tem um custo associado. O preço a pagar depende do tipo de certidão a subscrever e do número de anos de validade (1, 2, 3 ou 4):

• para a certidão permanente de registo, varia entre 25 € para 1 ano e 70 € para 4 anos;
• para a certidão permanente de registo e documentos, varia entre 55 € para 1 ano e 154 € para 4 anos;
• para a certidão permanente de pacto social/estatutos atualizados, varia entre 20 € para 1 ano e 50 € para 4 anos.