5 Dicas para tornar mais simples a gestão de Recursos Humanos

Já pensou no número de horas que o departamento de Recursos Humanos perde com trabalho administrativo? Certamente este tempo desperdiçado com papeladas e burocracias é valioso e poderia ser rentabilizado para contribuir para outros processos de maior criação de valor.

Quer seja no processamento de salários ou na gestão de contratos e de contribuições, a velha fórmula de tratar dos processos "à mão” não só limita a produtividade, como prende as empresas ao passado. E numa época em que tanto se fala de transformação digital, o grande desafio que as empresas enfrentam é descobrir como podem desmaterializar e melhorar os seus processos de gestão de Recursos Humanos para se manterem competitivas no mercado.

Também a crescente consciência para a valorização do capital humano tornou evidente a necessidade de admitir que os colaboradores são os elementos mais importantes de qualquer empresa. A gestão dos Recursos Humanos é, por isso, cada vez mais direcionada para a vertente humana, fruto de uma verdadeira exploração do potencial de cada ativo humano para o crescimento económico das empresas.

Os desafios trazem oportunidades na gestão de Recursos Humanos

Este fenómeno da transformação no departamento de Recursos Humanos assenta numa mudança de paradigma suportada em modelos de automatização e simplificação dos processos, com vista a assegurar a mobilidade, a colaboração em tempo real, a autonomia, o acesso à informação e o feedback constante.

Operações tão simples como consultar o recibo de vencimento, registar despesas (com uma simples fotografia do recibo), ou marcar férias através do telemóvel, passaram a ser uma necessidade.

E se, por um lado, ações como estas facilitam a vida dos colaboradores, por outro, agilizam o trabalho do departamento de Recursos Humanos, deixando-lhe mais tempo, foco e energia para se concentrar naquilo que é realmente importante: uma gestão eficiente das pessoas e a valorização do capital humano da empresa.

Mas como otimizar esta gestão de Recursos Humanos?

1. Apostar na automatização de processos administrativos

A área de Recursos Humanos é abundante em processos, que vão desde o momento do recrutamento até à gestão dos contratos dos colaboradores. Geralmente, estes processos envolvem múltiplos dados, informação crítica e um número infinito de operações minuciosas, que exigem grande detalhe, precisão e rigor.

Atualmente, grande parte deste trabalho administrativo pode ser automatizado, com recurso a soluções tecnológicas especificamente desenhadas para simplificar e agilizar a gestão de Recursos Humanos.

2. Oferecer maior autonomia aos colaboradores

Com a era digital a ganhar cada vez mais força, a autonomia individual ganha preponderância e os colaboradores das organizações procuram cada vez mais a liberdade de aceder à informação em qualquer lugar e a qualquer hora.

Tudo isto significa que já é possível simplificar ainda mais a gestão de despesas, férias, faltas, horas extra e todo o tipo de pedidos à organização através de uma plataforma colaborativa self-service. Cada colaborador é, então, capaz de alterar os dados pessoais, marcar férias, aceder a recibos de vencimento e declarações e registar ausências ou horas extra.Os pedidos de férias são encaminhados para aprovação do responsável de equipa. Tudo sem qualquer intervenção do departamento de Recursos Humanos. Já imaginou o tempo que poderá poupar?

3. Colocar o foco nas pessoas e não nos processos

As organizações estão cada vez mais focadas em proporcionar uma boa experiência ao longo de todo o período de ligação à empresa e os conceitos como mobilidade, empowerment, envolvimento e colaboração têm vindo a ganhar espaço e destaque nas organizações.

A dinâmica do mercado atual, aliada à necessidade de feedback constante e de transparência, obrigam as organizações à promoção de uma cultura organizacional digital centrada nos colaboradores e à implementação de uma estratégia de partilha de informação de forma transversal, disponibilizando canais de comunicação ágeis que potenciem a colaboração de todos na geração de valor.

4. Rentabilizar o tempo e produtividade do departamento de RH

O acesso a indicadores e métricas que permitam uma análise de dados "on-time” e a tomada de decisões fundamentadas em estatísticas e dados analíticos está a substituir o modelo tradicional de decisões tomadas com base em relacionamentos e experiências, tornando o processo mais rigoroso e fidedigno.

Tudo isto, aliado à automatização de processos, impulsiona uma grande rentabilização do tempo e da produtividade de todo o departamento de RH para que todos os recursos possam ser direcionados a processos com mais valor para a organização.

5. Apostar em soluções de gestão de Recursos Humanos

As soluções tecnológicas de gestão de Recursos Humanos são, assim, o aliado perfeito para potenciar o ativo mais valioso de qualquer organização: as pessoas. Atualmente,qualquer colaborador é um gerador de dados, em constante conexão, com necessidades de interação e envolvência.

Dito isto, torna-se impossível não admitir o potencial da integração tecnológica com os âmbitos sociais e económicos do tecido empresarial. Ao fazê-lo, o resultado é a realização profissional dos colaboradorese a solução passa, naturalmente, por sistemas de gestão de Recursos Humanos adaptados à realidade atual.

Eis alguns dos processos que podem ser automatizados com recurso a software de gestão de Recursos Humanos:

• Cálculo e processamento de salários e contribuições ("Payroll”)
• Gestão contratual
• Formação da equipa
• Registo e aprovação de despesas
• Gestão da ficha do funcionário
• Aprovação de faltas, férias, horas extra em tempo real

Compreender as vantagens da tecnologia na gestão de Recursos Humanos é meio caminho andado para poder melhorar a produtividade e eficiência da sua empresa.

Com simples, mas pertinentes funcionalidades, as soluções tecnológicas desenvolvidas pela Cegid Primavera para a otimização da gestão dos Recursos Humanos, oferecem autonomia na consulta de informação contratual, na atualização e inserção de informação pessoal, no registo de despesas, férias, ausências ou horas extras.

O colaborador pode consultar o estado do processamento de vencimento, recibos ou a Declaração Anual de Rendimentos, mapas comparativos de valores auferidos, meios de pagamento utilizados, descontos e contribuições, entre outro tipo de informação contratual, sempre que quiser.

Isto, principalmente num contexto colaborativo, agiliza a troca de informação, impulsiona os processos de gestão, estimula a envolvência e incrementa a produtividade das empresas.