Como ganhar eficiência através da gestão de compras?

Os bons resultados de uma empresa estão dependentes de vários fatores e do desempenho dos vários departamentos da organização. Seja na gestão financeira, na gestão de recursos humanos ou na gestão de compras, nenhuma empresa se pode dar ao luxo de não conseguir atingir a máxima produtividade e eficiência.

Embora a área comercial seja vista como uma das principais promotoras do sucesso, a verdade é que o processo de compra é também responsável por uma parte importante da margem de lucro e deve ser visto como uma área estruturante da empresa.

Com o mercado cada vez mais competitivo, a compra torna-se um processo essencial para garantir a aquisição de materiais de qualidade a um preço reduzido.

Para que isso seja possível, é importante uma gestão de compras estruturada e organizada que permita à organização uma maior eficiência e uma melhor relação com os clientes e fornecedores.

A importância da gestão de compras para o sucesso da organização

A gestão de compras é um processo que tem como objetivo garantir a máxima eficiência do processo de aquisição de bens e serviços.

Para isso, procura assegurar a constante disponibilidade de produtos e matérias-primas, mantendo um equilíbrio do stock, de forma a evitar o armazenamento de quantidades excessivas e o gasto de dinheiro desnecessário.

Uma das estratégias de maior sucesso dentro da gestão de compras é o procurement, um processo adotado para alcançar a otimização do aprovisionamento.

Confundido muitas vezes com o processo básico de "compras”, o procurement assume-se como uma abordagem mais ampla e completa que contempla uma visão mais estratégica de todo o processo de aquisição de produtos e matérias-primas.

O que é o procurement?

O termo procurement deriva do latim procurare, cujo significado está relacionado com a gestão de negócios alheios. Numa tradução livre, este termo é traduzido como "aquisição”, "compra” ou "aprovisionamento” de bens ou serviços.

No entanto, o procurement é algo muito mais complexo e abrangente, englobando vários elementos e etapas da gestão logística da empresa.

Além das tradicionais tarefas de compra, receção e pagamento de mercadorias, juntam-se ainda outras tarefas essenciais na gestão da cadeia de abastecimento e na relação com os fornecedores:

• Cotação, avaliação e seleção dos fornecedores;
• Negociação entre a empresa e fornecedores;
• Gestão de contratos;
• Aquisição de mercadorias, matérias-primas e serviços;
• Transporte, logística e recebimento de pedidos;
• Avaliação de desempenho dos fornecedores.

Vantagens do procurement na gestão de compras

O procurement permite às empresas estruturar a sua gestão de compras e pensar estrategicamente a relação com os fornecedores o processo de aprovisionamento.

Para que isso seja possível, atua em vários níveis ao longo do processo logístico para garantir a otimização das várias etapas:

• Análise das necessidades internas – Organização e estruturação das necessidades dos vários departamentos, dividindo em compras diretas (que influenciam na atividade principal da empresa) de compras indiretas (materiais de suporte)
• Pesquisa de mercado – Procura de fornecedores para as necessidades da empresa, englobando a cotação, avaliação e a seleção dos parceiros.
• Controlo de transações – Registo de todas as compras de forma a ser possível consultar o histórico de preços, calcular a sazonalidade das aquisições e consultar os índices de qualidade do fornecedor.
• Verificação de pedidos – Receção de mercadoria, confirmação do material recebido e avaliação dos padrões de qualidade e prazos de entrega.
• Avaliação de fornecedores – Registo dos padrões de qualidade de cada entrega de forma a criar um quadro de pontuação para cada fornecedor de forma a medir o seu desempenho.
• Consultoria jurídica – Elaboração, negociação e gestão de contratos com fornecedores.
• Padronização de processos – Padronização da relação com os fornecedores para simplificar o processo de compra, otimizar o tempo de encomenda e entrega e diminuição de custos.

Com a adoção de uma solução de procurement, as empresas conseguem assim otimizar todo o processo de compra para que a aquisição seja realizada no momento exato em que os produtos são necessários. Desta forma é possível reduzir o tempo de entrega, simplificar a relação com os fornecedores, assegurar a rastreabilidade ao longo de todo o processo e acompanhar os índices de qualidade de cada encomenda.

Ao aumentar a eficiência deste processo reduz os custos de aquisição dos bens, aumentando a vantagem competitiva e o desempenho da organização.

Automatize os processos de compras com a solução de eprocurement da PRIMAVERA

Para otimizar todo o processo de gestão de compras da sua empesa, o ideal é apostar numa solução cloud de eProcurement. Na plataforma da PRIMAVERA, OMNIA Platform, tem disponível um portal de compras para registar os pedidos, comunicar com os fornecedores, receber e aprovar as cotações efetuadas no portal, aprovar faturas para pagamento ou acompanhar o respetivo estado de liquidação.

Esta plataforma permite a sincronização rigorosa da informação, envolvendo todos os stakeholders (internos e externos) na gestão do processo de compras, enquanto responde à necessidade crescente de mobilidade no acesso à informação.