O novo mundo das faturas sem papel
As faturas sem papel já é uma realidade e é impensável um retrocesso neste processo.
Além de ser muito mais económico e a favor da sustentabilidade ambiental, é também um fator favorável à eficiência administrativa, acessibilidade e segurança dos dados. Mas já aí vamos.
Neste artigo vamos explorar as principais alterações relativas às faturas sem papel e as vantagens que dela surgem.
1. Faturas sem papel e arquivo eletrónico
Setor privado e o retalho
Depois dos serviços como água, luz, gás e telecomunicações, as faturas sem papel também se tornaram uma realidade no setor do retalho. Os comerciantes já não têm de imprimir faturas e passam a emiti-las só em suporte eletrónico, desde que o consumidor final aceite. As faturas são depois disponibilizadas no portal das Finanças e enviadas pelo vendedor por meio eletrónico, quer seja por email ou através de uma app.
Assim, as empresas podem dispensar a emissão das faturas em papel se:
- o cliente não solicitar a fatura em formato físico
- as faturas tiverem o número de identificação fiscal do adquirente
- as faturas forem processadas através de um programa informático certificado
- garantirem a transmissão das faturas em tempo real para a Autoridade Tributária (AT)
A fatura sem papel traz ainda um conjunto de outras vantagens para as empresas que têm, no entanto, a liberdade de decidir se querem e quando querem aderir a este projeto do fisco.
Setor público e novas datas para implementação da faturação eletrónica
Esta obrigatoriedade de emissão de faturas sem papel aplica-se às grandes empresas a partir de 1 de janeiro de 2021, com datas limite de adopção para as pequenas e médias empresas e também microempresas a partir de 1 de janeiro de 2023.
A faturação eletrónica para fornecedores do Estado já é uma realidade, mas nos próximos tempos estra obrigatoriedade será ainda mais sentida, já que as PME e as microempresas terão de aderir a esta era das faturas eletrónicas.
2. Código QR nas faturas
Já não é novidade a inclusão do QR Code nas faturas de forma a simplificar a comunicação ao Fisco. Desde 1 de janeiro de 2022 que as empresas estão realmente obrigadas a incluir um código de barras bidimensional nas faturas.
Até esta data, para garantir que parte do IVA relativo a despesas com saúde, alimentação e educação possa ser deduzido no IRS, era obrigatório que a fatura tivesse o número de identificação fiscal do contribuinte, algo que desde janeiro de 2022 passou a ser dispensável. Com a introdução do código QR na fatura, basta o consumidor tirar-lhe uma fotografia com o telemóvel para a informação chegar automaticamente ao seu e-fatura.
Para os comerciantes, porém, a medida teve mais implicações: foram obrigados a atualizar os seus programas de faturação (de modo a que as faturas emitidas possam gerar o tal QR code).
3. Assinatura Digital Qualificada e Faturas em PDF
Apesar de ainda serem consideradas faturas eletrónicas, as faturas em PDF têm os dias contados. A partir de 1 de janeiro de 2023, a assinatura digital qualificada passa a ser obrigatória na faturação eletrónica.
Com a pandemia e todos os esforços do Governo para mitigar os seus efeitos na economia e nas empresas, foram tomadas medidas para salvaguardar o tecido empresarial nesta luta contra o impacto da COVID-19. Medidas essas que implicam que as faturas PDF continuarão a ser consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2022. A partir dessa data, é obrigatório que incluam uma assinatura digital qualificada.
4. ATCUD
O ATCUD estava inicialmente previsto para ser implementado a partir de janeiro de 2021; no entanto, devido às complicações geradas pela pandemia do novo coronavírus, essa implementação foi adiada pelo Despacho n.º 412/2020 para 1 de janeiro de 2022. Posteriormente, não se avizinhando abrandamento da pandemia para 2022, o Despacho 351/2021 veio adiar novamente a introdução da obrigatoriedade do ATCUD para 1 de janeiro de 2023.Apesar de poder parecer uma sigla, à primeira vista, estranha, o ATCUD é uma medida que nasceu do disposto no Decreto-Lei n.º 28/2019, que apresenta aspetos inovadores na faturação. O ATCUD, tal como o QR code, impulsiona o controlo das operações, sempre com vista no combate à economia informal, fraude e evasão fiscais.
As vantagens das faturas sem papel
Agilidade no processamento e envio de faturas
Através da digitalização de processos, toda a carga manual de trabalho associada ao processamento de faturas é eliminada.
Automatização do tratamento de documentos
Aumento da produtividade, eliminação de processos manuais demorados associados ao processamento e otimização de recursos são algumas das vantagens da faturação eletrónica.
Otimização de recursos
Ao automatizar o processo de emissão e receção de documentos com valor contabilístico, irá libertar recursos para operações de maior valor acrescentado e diminuir os custos relacionados com o arquivo físico.
Incremento de segurança
Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.
Maior acessibilidade com o arquivo digital
A digitalização acaba com as pastas de arquivo e processos manuais demorados, através do arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido, simplificando o acesso aos documentos.
Controlo de extravios
Aliada à automatização do processamento de documentos, a segurança e privacidade que a faturação eletrónica proporciona reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.
Se é fornecedor do Estado, lembramos-lhe ainda que a partir de 1 de janeiro de 2023, a emissão de faturas eletrónicas vai passar também a ser obrigatória no âmbito dos contratos públicos para as micro, pequenas e médias empresas, assim como para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.. Nesse caso, o melhor é começar já a preparar os sistemas para a faturação eletrónica, de modo a acautelar uma transição o mais suave possível. E a solução está mesmo à mão. Conheça as soluções de faturação eletrónica da PRIMAVERA e não falhe nenhum prazo!
