Arquivamento Digital: produtividade e acessibilidade

A transformação digital e os avanços tecnológicos estão a trazer profundas alterações na forma como as organizações de diferentes setores operam. E os escritórios de contabilidade são um dos setores mais impactados. Esta transformação digital trouxe avanços a vários processos, mas um dos mais significativos foi o arquivamento digital.

Com a quantidade de documentos que os escritórios de contabilidade têm de gerir, o arquivo digital é a solução para o problema. Graças à tecnologia e digitalização da relação das empresas com o Estado e outros organismos, hoje em dia já é possível automatizar muitas das tarefas manuais, repetitivas e consumidoras de tempo, como a gestão de documentos, o que veio permitir aumentos significativos na produtividade dos contabilistas que adotam estas tecnologias.

Aumentar a produtividade com o arquivamento digital

Diz-nos as boas práticas Lean que tudo o que não acrescenta valor (desperdício), mas que é necessário para a prestação de um serviço, deve ser minimizado. Esta minimização pode surgir por via de automatização e/ou otimização dos processos. Mas apesar de todos estes avanços, a verdade é que a atividade do contabilista ainda está muito presa à informação física, o que acaba por gerar, tanto para contabilistas como para os seus clientes, atividades relacionadas com o tratamento de papel muito pouco eficientes, e que podem (e devem!) ser repensadas. Ora vejamos…

O desafio do fluxo da informação

Normalmente, no início de cada mês, o empresário faz chegar ao seu contabilista todos os documentos que dizem respeito ao período anterior para serem contabilizados. Esta entrega nem sempre ocorre em tempo útil, gerando atrasos no processamento. Além disso, obriga a que haja deslocações e a documentação tanto pode ser entregue em papel ou formato digital. Algumas vezes, de ambas as formas, o que pode originar informação duplicada e suscitar dúvidas que necessitam de ser esclarecidas.

Depois de ter todos os documentos na sua posse, é necessário imprimir aqueles que foram entregues em formato digital e organizar todos os documentos para o tratamento contabilístico, podendo passar-se dias sem que haja um único documento efetivamente processado. Para não falar no espaço físico que as pastas de arquivo ocupam e que muitas das vezes acaba por ser o contabilista responsável pelo seu armazenamento, apesar de ser uma obrigação do cliente.

A aposta no arquivamento digital para otimizar processos

Este é, certamente, um cenário com que muitos contabilistas se identificam. Felizmente o Decreto-Lei 28/2019, entre outras alterações, veio permitir que os documentos fiscalmente relevantes que se apresentem em formato papel possam ser digitalizados e arquivados em formato eletrónico (desde que sejam cumpridos todos os requisitos legais), estando assim criadas as condições para a desmaterialização de documentos. Veio ainda introduzir a inscrição de um código bidimensional (QR Code) um código único (ATCUD) nos documentos fiscalmente relevantes.

Os impactos desta lei para os escritórios de contabilidade são profundos e o arquivamento digital vem aumentar o potencial de automatização dos escritórios de contabilidade. Acabaram-se as horas infindáveis à espera dos documentos e do tempo perdido a organizar os mesmos.

Vantagens do arquivamento digital

Aumento de eficiência operacional

A agilização do envio dos documentos vem permitir otimizar os processos do escritório de contabilidade, na medida em que, no início de cada mês, os contabilistas terão toda a informação dos seus clientes pronta a ser importada e integrada na contabilidade de forma automática, garantindo um maior rigor da informação e libertando os contabilistas das tarefas associadas à organização dos documentos em papel.

Além disso, esta tecnologia permite antecipar processos, uma vez que já não será necessário esperar que a informação esteja disponível no e-fatura para que possa processar as compras. Será também possível automatizar todas as operações de reconciliações de documentos entre todas as fontes de dados disponíveis.

Finalmente, a ausência (ou minimização) do papel no escritório vai permitir criar um ambiente mais clean e organizado o que também irá ter um impacto positivo na produtividade dos contabilistas.

Maior geração de valor

Os ganhos de produtividade obtidos vão permitir aos contabilistas ter mais tempo para oferecer um acompanhamento mais participativo e de maior valor acrescentado aos seus clientes, mas também vai oferecer mais tempo para se focarem no crescimento dos seus próprios negócios.

Redução de custos

Rapidamente podemos concluir que esta tecnologia vai contribuir para uma redução de custos com papel, impressão, deslocações, mobiliário de escritório e espaço físico, uma vez que deixa de existir a necessidade de arquivar os documentos em papel. Além disso, ao reduzir o tempo de execução de tarefas sem valor acrescentado, estamos a reduzir custos operacionais, o que se traduz em maior rentabilidade para o escritório.

Maior segurança da informação

Com o arquivamento digital, toda a informação está guardada de forma segura e com a garantia de integridade, exatidão e fiabilidades, e com todos os mecanismos de segurança que impossibilitam a perda de informação, tal como exigido na legislação atualmente em vigor.

Acesso à informação

Com o arquivamento digital, a informação está toda organizada num repositório central, acessível quando e onde quiser, facilitando o acesso remoto à informação, e facilmente pesquisável, terminando assim com as horas infindáveis a procurar documentos em pastas de arquivo físico.

Redução da pegada ecológica

A diminuição dos documentos em papel vai contribuir para a diminuição do abate de árvores bem como para a redução das emissões de CO2 provenientes das deslocações envolvidas, tornando os escritórios, bem como as empresas dos seus clientes, organizações ambientalmente mais responsáveis. Além de fazer bem ao mundo, pode ser um atrativo para as novas gerações de empresários que tipicamente têm uma maior consciência ambiental.

Uma nova forma de aumentar a produtividade do seu escritório de contabilidade

Tal como aconteceu há alguns anos com o aparecimento do ficheiro SAF-T e e-Fatura, estas novas alterações vêm, mais uma vez, alterar a forma como os escritórios de contabilidade organizam os seus processos. Num mundo cada vez mais global e competitivo, os contabilistas não podem ignorar estas novas oportunidades sob pena de serem ultrapassados pela concorrência.

Para além da contribuição para um mundo mais sustentável e ganhos de produtividade, ao optar pelo arquivamento digital, os contabilistas estão a transmitir uma imagem de inovação e modernidade aos seus clientes, ao mesmo tempo que ganham uma vantagem competitiva face aos concorrentes que não utilizem este tipo de tecnologias.

Com o Arquivo Digital PRIMAVERA, os clientes dos escritórios poderão enviar todos os documentos à medida que os vão recebendo dos seus fornecedores ou outras entidades e, a partir do momento em que estes dão entrada no Arquivo Digital, inicia-se, de imediato, a extração dos respetivos dados de modo que no início do mês seguinte, os seus contabilistas tenham toda a informação disponível e pronta a ser processada. Após a sua contabilização, os documentos serão arquivados garantindo toda a rastreabilidade legalmente exigida.

Conheça o Arquivo Digital PRIMAVERA, plenamente integrado no sistema de gestão contabilística, e abra as portas a uma nova era de rapidez, segurança e facilidade de acesso aos documentos contabilísticos.